Eventtechnik: Let’s talk about tech, baby!

Ein Gespräch über die Wunder der Technik, die Bedeutung einer Botschaft und gute Zusammenarbeit.

Stephan Werner ist nicht nur ein gern gesehener Gast in unseren Agenturräumen, sondern auch ein langjähriger enger Technikpartner. Er ist Niederlassungsleiter der Neumann&Müller GmbH & Co.KG Hamburg und hat mit uns schon für zahlreiche Kunden Events umgesetzt.

Da das Thema Eventtechnik bisher in unserem Blog ein wenig zu kurz gekommen ist, haben wir mit Stephan einmal ein paar aktuelle Entwicklungen unter die Lupe genommen.

Stephan, Virtual Reality ermöglicht dem Eventmarketing neue Dimensionen in der Erlebniskette. Wie würdest du den aktuellen Entwicklungsstand beschreiben?

Virtual Reality ist sicherlich etwas, das uns in den nächsten Jahren immer mehr beschäftigen wird. Es wird in der Branche fleißig entwickelt und getestet. Auch unser Entwicklungsbüro in Dresden befasst sich stark mit diesem Feld. Im Moment ist es vor allem interessant – und auch finanziell umsetzbar – in den Bereichen Automobil, Maschinenbau und Architektur.

Die Ergebnisse können sich wirklich sehen lassen: Der Innenraum eines Autos kann genauso wie die Funktionsweise eines Schiffsmotors interaktiv erlebbar gemacht werden. Architekten nehmen ihre Kunden immer häufiger mit auf eine „realistische Reise“ durch geplante Bauobjekte. Dieser Bereich ist vor allem für das Product Placement sehr interessant – vorbei an der Bang & Olufsen-Musikanlage geht es in die Bulthaup-Küche.

Auf Messen wird es auch schon gerne eingesetzt. Meist handelt es sich dort um kleine Lösungen mit ein bis zwei VR-Brillen. Diese Stationen werden auch gerne längerfristig eingesetzt, denn in den Lösungen steckt ein großer konzeptioneller und finanzieller Arbeitsaufwand.

Da sehe ich auch die größte Herausforderung für die Eventbranche. Wie wird aus dem Luxusgut Virtual Reality eine gängige und bezahlbare Eventtechnik?

Also das nächste Großevent doch noch nicht mit VR-Brillen ausstatten?

Kommt darauf an. Für große Personengruppen bis ca. 700 Personen kann inzwischen die Samsung Gear VR zentral angesteuert werden. Die große Gruppe wird also zeitsynchron in eine fremde 3D-Umgebung „gebeamt“ und kann dort 360°-Bilder und -Filme anschauen. Wirklich ein einmaliges Erlebnis. Eine solche Umsetzung liegt mit Brillen und Infrastruktur etc. zwischen 150.000 – 180.000 Euro.

Mit einem kleinen Budget lässt sich beispielsweise eine „Interactive Gamestation“ auf einer Abendveranstaltung gut umsetzen. Dort können wir auch für 3.500 – 5.000 Euro schon etwas machen. Aber als spielerisches „Interactive Gadget“ für eine große Teilnehmerzahl ist die Brillentechnik noch nicht geeignet, da jede Brille an einem eigenen Rechner hängt. Aber es ist eben auch noch alles in der Entwicklung. Und diese geht schnell – vor 1,5 Jahren ist mir unter einer VR-Brille noch schlecht geworden.

Sollte es in den nächsten Jahren gelingen, VR-Erlebnisse auf wirklich alle Sinne zu übertragen, dann sind dort in Zukunft spannende Dinge vorstellbar.

Und wie steht es mit dem beliebten Projection Mapping? Kommunizierst du noch oder mappst du schon?

Ja, die Sache mit dem Projection Mapping*. Es ist ein wirklich schönes Gestaltungsmittel, um seine Zielgruppe in eine andere Welt zu entführen und Räume überraschend zu verändern. Aber es ist halt nur ein Werkzeug – der Schlüssel liegt in der Botschaft und ihrer Inszenierung. Und dort entscheidet dann eben auch das Budget, wie wirkungsvoll wir die konzeptionelle Idee umsetzen können. Ein gelungenes Mapping ist inhaltlich und technisch mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden.

Inhaltlich liegt die große Herausforderung ja bei euch! Sprich: Was sind die aussagekräftigen Bilder? Sobald es sich um eine große bespielte Fläche handelt, ist man schnell mit jeglichem vorproduzierten Content am Ende. Es muss also neu produziert werden. Auf der technischen Seite kommen dann noch die benötigten Projektoren/Beamer dazu.

Daher finde ich es gerade bei Mapping-Projekten unheimlich wichtig, dass wir als der Techniksupport, ihr als konzeptioneller Kopf und natürlich der Kunde frühzeitig an einem Tisch sitzen. Nur wenn wir gemeinsam das gewünschte Ergebnis besprechen, können Nutzen und Aufwand bestmöglich kalkuliert werden. Und manchmal ist es meiner Meinung nach einfach nicht das richtige Werkzeug, auch wenn es eine angesagte Inszenierungsform ist.

Habt ihr in diesem Bereich auch viele unrealistische Anfragen?

Ja, klar.

Die technischen Entwicklungen der letzten Jahren haben auch bei euch zu Veränderungen geführt, oder? Ihr sitzt hier am Standort Hamburg mittlerweile recht dicht gedrängt, mit einem interdisziplinären Team aus Veranstaltungstechnikern, technischen Projektleitern, Architekten, Kommunikationsdesignern und Auszubildenden.

Ja, komplexere Planungszeiten haben es einfach notwendig gemacht. Früher haben wir versucht, alle alles machen zu lassen. Das ist nicht mehr zielführend und verhindert eine Spezialisierung. Wir haben z.B. mittlerweile einen Architekten, der sich mit jeglichen Herausforderungen von Bestuhlungsplänen auseinandersetzt – von den Fluchtwegen bis zu den besonderen Gegebenheiten einzelner Eventlocations. Wir arbeiten seit mehreren Jahren an dieser Umstrukturierung und sind auch schon auf der Suche nach einem größeren Standort. Auch die 1.200 qm Lager reichen einfach nicht mehr aus.

Stimmt. Tim, euer Architekt, hat uns schon so manchen Bestuhlungsplan flink überarbeitet. Was schätzt du an der engen Zusammenarbeit mit uns und anderen Agenturen?

Das Schöne an einer engen Zusammenarbeit ist, dass man Arbeitsweisen und Vorlieben kennt – teilweise sogar bis zu persönlichen Präferenzen für bestimmtes Showlicht. Abstimmungsprozesse können aufeinander abgestimmt werden und auch in der Kostenplanung gibt es keine bösen Überraschungen. Es ist eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Man ist nicht einfach nur Dienstleister. Davon können auch die Kunden sehr profitieren. Bei so einer Partnerschaft geht jeder auch gerne über das normale Maß hinaus. Zusätzlich empfiehlt sich bei den gestiegenen technischen Anforderungen die frühzeitige Zusammenstellung eines interdisziplinären Teams aus Technikern, Konzeptionern und Projektleitern.

Und was findest du für den reibungslosen Ablauf beim großen Showdown – dem Event – essentiell?

• Gerade bei aufwendigen Inszenierungen ist es wichtig, sich frühzeitig zusammenzusetzen und regen fachlichen Austausch während der Content-Entwicklung zu pflegen.
• Sicherheiten einbauen, z.B. eigenständige WLAN-Strukturen in der Eventlocation. Viele bereitgestellte WLAN-Netze, z.B. von Hotels, reichen für interaktive Kommunikation mit einer starken Social Media-Einbindung nicht aus. Viele Personen auf engem Raum zu verwalten ist nicht einfach. Insbesondere, wenn Teile der Veranstaltung zusätzlich gestreamt werden.
• Im Idealfall ein bis zwei Wochen vor Aufbau den fertigen Content erhalten. Dann bleibt genügend Zeit, um die Inhalte aus technischer Sicht zu prüfen und ggf. eine Änderungsschleife einzubauen.

In unserer gemeinsamen Zusammenarbeit nutzen wir für größere Inszenierungen eigentlich immer das Präsentationssystem Watchout. Gibt es Alternativen?

Ja, zum Beispiel Wings oder Pandoras Box. Jeder Medienserver hat nach Einsatz und Umfang seine Berechtigung. Watchout ist ein sehr zuverlässiges Allroundsystem.

Wie sagte Henry Ford schon so schön: „Qualität bedeutet, etwas ordentlich zu erledigen, auch wenn niemand zuschaut.“ Welches Thema liegt euch besonders am Herzen?

Das Thema Datenschutz findet bei uns große Beachtung. Viele Inhalte unser Kunden sind hochsensibel. Eine hitzige Diskussion bei einer Managementkonferenz etwa sollte in einem geschützten Raum stattfinden. Ein Grund, warum wir unser eigenes Konferenztool „come2interact“entwickelt haben. Durch die interaktive Einbindung von Konferenzteilnehmern mithilfe von Endgeräten wie Tablets oder Handys ist es möglich, in Echtzeit Statements und Meinungen zu Vorträgen und Rednern einzuholen. Das Publikum kann an Abstimmungen teilnehmen, Diskussionsthemen mitbestimmen und Kommentare posten, die dann auf den Videowänden erscheinen. Es ist sicherlich nicht so preiswert wie die Lösungen einiger App-Anbieter in diesem Bereich, aber dafür ist es sicher und garantiert unseren Kunden eine einwandfreie Funktion.

Kannst du das noch ein wenig näher erklären?

Unser Tool läuft über ein geschlossenes System. Unser Server steht in der Location und stellt ein eigenes Netzwerk bereit – so verhindern wir Zugriffe von außen, weshalb Tagungsinhalte, Diskussionsrunden und Abstimmungsergebnisse geschützt bleiben. Es möchte ja keiner, dass Abstimmungsrunden vom Management, die das kommende Geschäftsjahr eher kritisch sehen, nach außen dringen.

Mit einem eigenen System haben wir die Kontrolle über die Schnittstellen. Selbst bei der Methode „Bring your own device“ können wir Sicherheit und einen reibungslosen Ablauf garantieren. Das kann ich mit günstigen App-Anbietern und der Internetverbindung eines Hotels nicht. Und eine Live-Abstimmung, die sich aufhängt, lässt einen Redner ganz schön alt aussehen.

Was kostet die Einbindung des Tools?

Bei einer Teilnehmerzahl von 100 bis 200 Teilnehmern rund 100 Euro pro Person. Das ist nicht wenig, aber wenn man das Tool gezielt einsetzt, kann es tolle gruppendynamische Ergebnisse erzielen und aufgrund der Anonymität ehrliche Auseinandersetzungen fördern. Aber auch hier ist der konzeptionelle Rahmen entscheidend. Wie wird das Tool in die Dramaturgie eingebunden? – Nicht einfach Fragen stellen, sondern an der richtigen Stelle; die richtigen Fragen stellen! Und da kommt ihr ins Spiel.

Stephan, lieben Dank für das Gespräch!

*Hier schnell für alle, die noch kommunizieren und nicht mappen: Projection Mapping oder auch Video Mapping beschreibt die gezielte, pixelgenaue Beleuchtung bzw. Überlagerung von 2D- oder 3D-Objekten im Raum mittels einer Bewegtbild-Projektion. Gebäudefassaden werden so beispielsweise als Projektionsflächen mit „Leben“ gefüllt und ihre eigentliche Struktur wird aufgelöst.